Consigue apoyo antes de empezar: Project Compass Canvas

¿Has estado en un proyecto donde la mitad del equipo parece haber desconectado desde el primer día?

Quizá las partes interesadas van a las reuniones, pero apenas aportan. O los miembros del equipo completan tareas sin entender muy bien para qué. Y así llegan los desencuentros y la frustración.

Cuando la gente no se siente implicada, los proyectos se atascan.

Pero hay algo importante: la gente quiere formar parte de algo que tenga sentido.

Quiere tener voz para dar forma al futuro, no limitarse a seguir órdenes decididas a puerta cerrada.

A mí me resulta útil involucrar a las personas desde el diseño del proyecto. Que sientan que lo están creando, no que solo están ejecutando tareas. Cuando participan desde el principio, hacen suyo el proyecto. Y eso hace que todo fluya mejor y que los resultados sean mucho mejores.

A lo largo de los años, he dado forma al Project Compass Canvas: una herramienta sencilla y estructurada para que el equipo reme en la misma dirección, conseguir apoyo y aclarar las cosas antes incluso de arrancar.

Vamos por partes.

Recorreremos cada sección del Project Compass Canvas con un ejemplo real: The Nest, un espacio para retiros de equipos que trabajan en remoto.

¿Todo listo?

Vamos allá.

1. Propósito:

¿Por qué hacemos este proyecto?

Todo proyecto necesita un propósito claro. Sin él, los equipos se pierden en los detalles y trabajan en tareas sin entender el conjunto. El propósito debe responder a estas preguntas: ¿por qué existe este proyecto? ¿Qué problema resuelve? ¿Qué oportunidad crea?

Nuestro propósito para The Nest:

Crear un espacio para retiros de equipos que trabajan en remoto, donde puedan aprender, conectar y recargar pilas mientras se sumergen en la cultura local.

Esta frase, sencilla pero potente, une al equipo en torno a un objetivo común. Todas las personas implicadas saben qué quieren conseguir y por qué estamos aquí.

2. Impacto:

¿Quiénes son las principales partes interesadas y cómo les afectará este proyecto?

Los buenos proyectos tienen en cuenta desde el principio a quién afectan y cómo.

Esta sección identifica a las principales partes interesadas y nos ayuda a pensar en cómo les afectará el proyecto

Impacto de The Nest:

• Equipo principal: da forma al espacio, construye algo único y disfruta del proceso.
• Comunidad local: gana oportunidades de negocio, empleo y visibilidad.
• Clientes (equipos que trabajan en remoto): refuerzan sus dinámicas de equipo, colaboran mejor y se sumergen en la cultura local.

Al definir estos grupos desde el principio, podemos prever cómo se verán afectadas las personas implicadas y qué podemos hacer al respecto.

3. Apoyos:

¿Quiénes son los principales impulsores y qué apoyo necesitamos de ellos?

Ningún proyecto sale adelante sin apoyo. No se trata solo de conseguir presupuesto. Necesitas personas que defiendan tu proyecto, lo impulsen y despejen los obstáculos por el camino. Cuanto antes las identifiques, menos trabas encontrarás después.

Apoyos para The Nest:

• Autoridades locales: conceden licencias y apoyan la promoción.
• Accionistas de Share Enterprises: aportan respaldo financiero.
• Colaboradores & aliados: dan a conocer el espacio y lo promocionan.

Este sencillo «mapa de apoyos» ayuda al equipo a conseguir los recursos adecuados y a hacer las llamadas necesarias desde el principio.

4. Resultados concretos:

¿Qué resultados tangibles producirá este proyecto?

Los equipos necesitan saber qué significa que el proyecto salga bien. Definir resultados concretos permite que todos trabajen hacia objetivos medibles, no hacia aspiraciones vagas.

Resultados concretos para The Nest:

• Un espacio para retiros en pleno funcionamiento
• Acuerdos con colaboradores locales y programas de afiliación
• Licencias y cumplimiento de la normativa
• Una web y una plataforma de reservas
• Campañas de marketing y presencia de marca

Enumerar estos resultados concretos ayuda a que todo el equipo tenga claro qué debe conseguir.

5. Plan:

¿Cuáles son los hitos principales y el calendario del proyecto?

Los proyectos se atascan cuando los plazos no están claros. Un plan bien definido, con hitos, ayuda a mantener el ritmo.

Plan para The Nest:

• Sprints ágiles: el proyecto sigue ciclos de tres semanas.
• Apertura de prueba (1 de mayo de 2025): espacio listo para un retiro piloto.
• Apertura oficial (15 de mayo de 2025): gran inauguración durante La Feria de Jerez y el evento de Share PLM.
• S1-S2: definir la oferta, poner en marcha las redes sociales y planificar las reformas.
• S3-S4: realizar las reformas y lanzar las campañas de preventa.
• S5: ultimar los preparativos del espacio, lanzar la plataforma de reservas y dejar listo el marketing.

Con este plan general, cada miembro del equipo tiene una idea de lo que viene después.

6. Recursos:

¿Qué personas, herramientas o materiales necesitamos para que salga bien?

La falta de recursos puede paralizar hasta las mejores ideas. Identificar desde el principio a quién y qué necesitamos ayuda a que el trabajo fluya.

Recursos para The Nest:

• Empresa de construcción (para las reformas)
• Arquitecto (para el diseño)
• Responsable de operaciones (para la logística)
• Responsable de desarrollo de negocio (para los acuerdos de colaboración)
• Especialista en marketing (para la marca y la visibilidad)
• Responsable del proyecto (para supervisar la ejecución)

Definir bien los recursos permite cubrir todas las funciones antes de empezar.

7. Riesgos:

¿Qué dificultades u obstáculos podrían poner en peligro el éxito del proyecto?

La mayoría de los proyectos se encuentran con obstáculos inesperados. Anticipar los riesgos permite a los equipos preparar formas de reducir su impacto.

Riesgos de The Nest:

• Retrasos en las obras
• Escasez de materiales
• Problemas con las licencias
• Falta de clientes
• Gastos por encima del presupuesto

Reconocer estos riesgos desde el principio evita crisis de última hora y permite planificar con antelación.

Quédate con esto: consigue apoyo desde el principio para que el proyecto salga bien

La mayoría de los proyectos no fracasan por tener malas ideas. Fracasan porque las personas no reman en la misma dirección. Los desencuentros, la confusión y la mala comunicación pueden echar por tierra hasta los mejores planes.

Esta herramienta de design thinking, sencilla pero potente, te ayuda a conseguir apoyo, activar la colaboración y sentar las bases para que tu proyecto salga bien. Tanto si lanzas un producto como si impulsas una transformación tecnológica o construyes algo nuevo como The Nest.

La próxima vez que empieces un proyecto, no te limites a decirle a la gente qué tiene que hacer. Invítala a decidir cómo recorrer el camino. Prueba el Project Compass Canvas y verás cómo crecen la implicación y la motivación de tu equipo.

Así que, la próxima vez que arranques un proyecto, no te limites a repartir instrucciones.

Habla con la gente.

Pide su opinión.

Deja que dé forma al camino.