Cómo organizar un hackathon en tu empresa (guía paso a paso)

Hace dos semanas, poco después de publicar mi artículo sobre nuestro hackathon de IA, estaba comiendo con un cliente.

Me contó que había leído el artículo y enseguida se había preguntado cómo podría llevar esa misma idea a su pequeño equipo. «Esto mola mucho. ¿Cómo podría hacer algo parecido con mi equipo?»

Dirige un pequeño departamento que se ha creado hace poco para introducir la IA en el área de ingeniería de una gran empresa industrial. El equipo está empezando. Necesitan definir su propósito, explicar cómo van a ayudar al resto de la empresa, decidir qué servicios van a ofrecer y crear un plan práctico para arrancar.

En otras palabras, no necesitan meses de debates filosóficos ni presentaciones interminables de PowerPoint.

Necesitan construir algo juntos.

Y ahí es donde un hackathon de empresa puede marcar la diferencia.

¿Qué es un hackathon en una empresa?

Un hackathon es un encuentro breve e intenso —normalmente de uno o dos días— en el que pequeños equipos trabajan en un reto claro y construyen una primera versión funcional de una solución. La palabra viene del mundo del software («hack» + «marathon»), donde los desarrolladores pasaban la noche programando para sacar un prototipo.

Un hackathon de empresa mantiene el espíritu y cambia los participantes. No es solo para programadores. Personas de ingeniería, ventas, recursos humanos, operaciones y dirección trabajan codo con codo en problemas reales del negocio: un nuevo servicio, un proceso que falla, la experiencia de un cliente, un caso de uso de IA.

Lo que lo diferencia de un taller normal es el resultado. Un taller suele acabar con notas adhesivas e ideas. Un buen hackathon acaba con algo que puedes ver, en lo que puedes hacer clic o que puedes probar. Y con una decisión sobre qué viene después.

El problema: los equipos nuevos le dan demasiadas vueltas. Los hackathons de empresa les ayudan a ponerse de acuerdo antes.

Cuando se crea un equipo, sobre todo en torno a un tema tan amplio como la IA, suele haber más preguntas que respuestas.

• ¿Cuál es nuestro papel?
• ¿Qué problemas deberíamos resolver?
• ¿En qué nos diferenciamos de los equipos de informática, digitalización, datos o innovación?
• ¿Para qué deberían acudir a nosotros?
• ¿Qué servicios deberíamos ofrecer?
• ¿Cómo vamos a tomar decisiones?

Son preguntas importantes. Pero también pueden llevar a reuniones, presentaciones y debates filosóficos interminables.

Todo el mundo opina, pero al final no hay nada tangible.

Un hackathon de empresa cambia la dinámica. En lugar de limitarse a hablar del futuro, el equipo empieza a crearlo. Trabajan en grupos pequeños, toman decisiones, construyen primeras versiones y ponen algo visible sobre la mesa.

Durante la comida, hablamos de siete preguntas que pueden ayudar a estructurar este tipo de hackathon.

1. Propósito: ¿por qué organizamos el hackathon?

La primera pregunta es sencilla:

¿Por qué hacemos esto y qué queremos conseguir?

En este caso, el propósito es reunir al nuevo equipo de IA para ingeniería y acelerar la puesta en marcha del departamento.

El objetivo principal del hackathon no es probar una nueva herramienta de IA ni crear un prototipo técnico. Es ayudar al equipo a definirse.

Al terminar el día, quieren tener más clara su visión, su papel en la empresa, los servicios que ofrecerán y las primeras acciones que pondrán en marcha.

También hay un propósito humano.

Los miembros del equipo necesitan conocerse, crear confianza y sentir que están construyendo algo juntos, en lugar de limitarse a recibir instrucciones desde arriba.

Por eso, un buen hackathon de empresa debe definir tanto un resultado para el negocio como un resultado para las personas.

¿Qué debería existir al terminar?

¿Y cómo deberían sentirse las personas?

2. Reto: ¿en qué vamos a trabajar exactamente?

Un hackathon necesita un reto concreto.

«Vamos a trabajar en IA» no es un reto.

Es demasiado amplio y cada participante lo interpretará a su manera.

Para este equipo, el reto es:

¿Cómo podríamos definir la visión, la forma de trabajar, los servicios y los primeros pasos para dar a conocer dentro de la empresa el nuevo departamento de IA para ingeniería?

Este reto es lo bastante concreto como para guiar la jornada, pero lo bastante amplio como para que varios equipos puedan aportar.

Primero, todos trabajarán juntos en la visión general:

¿Por qué existe este departamento?

¿Cómo puede ayudar al área de ingeniería?

¿Qué valor debería aportar?

Después, el equipo se dividirá en grupos más pequeños para trabajar en distintos aspectos de la puesta en marcha.

Un grupo se centrará en cómo se toman las decisiones y se reparten las responsabilidades.

Otro trabajará en el plan y la hoja de ruta.

Otro creará la primera versión de la estrategia de comunicación.

Así, el hackathon generará resultados conectados entre sí que contribuyan al mismo objetivo general.

3. Participantes: ¿quién tiene que estar?

La siguiente pregunta es:

¿Quién debería participar para aportar los conocimientos, las habilidades y los puntos de vista necesarios?

En un hackathon de empresa, más gente no siempre significa mejores resultados.

Lo importante es combinar bien los perfiles.

En este caso, participará el equipo principal del departamento. Según su tamaño, también puede ser útil incluir a una o dos personas de ingeniería, informática, digitalización o comunicación interna.

Eso sí, el equipo debe seguir siendo lo bastante pequeño como para trabajar rápido.

Los grupos de unas tres personas suelen ser ideales. Son lo bastante grandes como para combinar perspectivas distintas, pero lo bastante pequeños como para que todos aporten.

También conviene pensar bien cómo se forman los equipos.

Por ejemplo, evita poner a todos los perfiles técnicos en un grupo y a todos los perfiles de comunicación en otro. Mezclar habilidades suele dar mejores resultados.

4. Roles: ¿quién hace qué durante la jornada?

Incluso un hackathon informal necesita roles claros.

Alguien tiene que guiar el proceso, controlar los tiempos, explicar los ejercicios y mantener la energía.

Alguien tiene que asumir la responsabilidad del reto y responder a las preguntas sobre el contexto del departamento.

A mí también me gusta nombrar a una persona responsable de cada pequeño grupo. Participará en la planificación y, el día del hackathon, dirigirá el grupo. También decidirá quién documenta las decisiones y quién presenta el resultado. Y tendrá la última palabra cuando el grupo no se ponga de acuerdo. Un hackathon puede generar muchas ideas, pero el equipo necesita una forma de seguir avanzando.

Sin roles claros, a veces la gente se queda esperando instrucciones y no pasa nada. Con una estructura sencilla, cada persona puede centrarse en aportar.

5. Formato: ¿dónde y durante cuánto tiempo?

Este equipo está en Alemania y la empresa no está pasando por un buen momento.

No parecería apropiado organizar un evento caro fuera de la oficina ni llevar a todo el mundo en avión a otro país.

Pero sí tienen un pequeño presupuesto para desplazamientos.

Así que mi cliente quiere reservar una cabaña cerca de la oficina donde el equipo pueda pasar un día entero junto.

Me parece una buena decisión.

Un hackathon de empresa no tiene por qué ser caro. No necesita un hotel de lujo, un gran escenario ni un montaje complicado.

Pero cambiar de entorno sí importa.

Alejarse de las salas de reuniones, el correo y las interrupciones diarias deja espacio para otras conversaciones y nuevas ideas. Incluso una cabaña sencilla cerca de la oficina puede dejar claro que este no es un día de trabajo cualquiera.

Es un día para pensar, construir y empezar algo nuevo.

6. Experiencia: ¿cómo se vivirá la jornada?

El programa debe alternar momentos para ponerse de acuerdo, trabajar con concentración, compartir y descansar.

El día podría empezar con una breve ronda para ver cómo llega cada persona y una conversación sobre el propósito del departamento.

Después, el equipo puede trabajar junto en la visión y el valor que quiere aportar a la empresa.

A continuación, pueden dividirse en equipos de tres.

Cada grupo trabaja por su cuenta en su tema: decisiones y responsabilidades, planificación o comunicación.

La jornada debe incluir breves puestas en común para compartir avances, pedir opiniones y comprobar que los distintos resultados siguen encajando.

Las pausas también importan.

Nadie puede ser creativo durante seis horas sin parar.

Un paseo, una buena comida, un café al aire libre o una charla informal pueden aportar tanto como un ejercicio estructurado de un taller.

En este caso, el equipo terminará con una cena y una barbacoa. Puede parecer un detalle menor, pero forma parte de la experiencia.

La gente recuerda cómo se sintió ese día.

Muchas veces, la confianza se construye en los momentos informales.

7. Resultados: ¿qué debería existir al terminar?

La última pregunta es:

¿Qué deberían entregar los equipos y cómo deberían sentirse las personas al terminar el hackathon?

En este hackathon de empresa, los resultados tangibles podrían incluir:

Una primera visión del departamento.

Una descripción de cómo ayudará el equipo a la empresa.

Una oferta inicial de servicios.

Un modelo para tomar decisiones y repartir responsabilidades.

Un plan de acción de 90 días.

Una primera versión del plan de comunicación.

No tienen que ser productos terminados.

Tienen que ser lo bastante sólidos como para seguir desarrollándolos después del hackathon.

El resultado emocional también importa.

Las personas deberían salir con las ideas claras, sintiendo el proyecto como suyo, con energía y con la sensación de que el departamento empieza a ser real.

Ese es el verdadero poder de un hackathon de empresa.

Convierte una idea abstracta en algo que el equipo puede ver, moldear y sentir como suyo.

Un programa de un día listo para usar

Copia este horario para tu primer hackathon de empresa. Funciona para grupos de 10–40 personas, en persona o a distancia.

Hora	Bloque	Qué ocurre
09:00	Arranque	La persona que respalda la iniciativa explica el propósito y el reto con palabras sencillas (15 min, sin maratón de diapositivas).
09:30	Formación de equipos	Equipos de 4–6 personas con perfiles variados: alguien que decide, alguien que construye y alguien que representa al cliente.
10:00	Bloque 1 — Comprender	Los equipos dibujan el mapa del problema, entrevistan a quien representa al cliente y eligen una pregunta concreta.
11:30	Bloque 2 — Crear	Primero se exploran ideas distintas. Después, cada equipo elige un concepto y apuesta por él.
13:00	Comida	Lejos de las pantallas. Aquí es donde las ideas pasan de verdad de un equipo a otro.
14:00	Bloque 3 — Construir	Prototipo: una maqueta, una demostración, un guion gráfico… Cualquier cosa que se pueda probar.
16:00	Pruebas	Los equipos intercambian prototipos y los ponen a prueba a fondo durante 30 minutos.
16:45	Demostraciones	5 minutos por equipo: problema, prototipo y qué harían después.
17:30	Compromisos	La persona que respalda la iniciativa decide qué sigue adelante, nombra a un responsable y fija una fecha. Este es el paso que la mayoría de los hackathons se saltan.

¿Vas a organizar una edición centrada en IA? Escribí sobre ello en Hackathons de IA, niños y la nueva era en la que todos podemos crear. Y si quieres ayuda para diseñar el tuyo, eso es precisamente lo que hago en mis sesiones de coaching y talleres.

Preguntas frecuentes sobre hackathons de empresa

¿Cuánto debería durar un hackathon de empresa?

Un día completo basta para la mayoría de los equipos. Dos días funcionan bien cuando el reto es mayor o cuando hay que desplazarse para reunirse. En menos de medio día, rara vez se consigue algo tangible.

¿Los participantes necesitan un perfil técnico?

No. Con las herramientas actuales de IA y de creación sin código, las personas sin conocimientos técnicos pueden construir prototipos sorprendentemente reales. Los equipos que mezclan perfiles técnicos y de negocio suelen conseguir los mejores resultados.

¿Qué pasa después del hackathon?

Aquí es donde falla la mayoría de los hackathons. Antes del evento, acordad que la persona que respalda la iniciativa decidirá qué sigue adelante, nombrará a un responsable y fijará una fecha. Sin ese compromiso, hasta los mejores prototipos se quedan en nada.

Con qué quedarte

Los hackathons no son solo para programar.

Son útiles siempre que un equipo necesita resolver un problema concreto, crear algo tangible y coger impulso rápido.

Un hackathon de empresa bien diseñado puede ayudar a poner en marcha un departamento, dar forma a una oferta de servicios, definir una nueva forma de trabajar, rediseñar un proceso o convertir las aspiraciones con la IA en un punto de partida práctico.

No necesitas un gran presupuesto.

Necesitas un reto con sentido, las personas adecuadas, una estructura clara y espacio suficiente para trabajar de otra manera.

Si buscas un lugar para hacer justo eso, es lo que estamos construyendo en Share The Nest en el sur de España: un espacio con todo incluido donde los equipos pueden desconectar de la rutina, organizar hackathons de empresa sin distracciones y salir con resultados tangibles.

A veces, cambiar de entorno es lo que permite dar ese gran paso.

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