Cómo conseguir financiación y apoyo para la transformación digital.

Maria Morris y yo estábamos sentadas después de visitar a un cliente que nos había hecho esta pregunta: ¿cómo conseguir presupuesto para la transformación digital cuando la solución aún está tomando forma?

Querían trabajar con nosotras en una iniciativa digital.
Había un problema: no tenían financiación para empezar.

Hablamos de aquella visita y después de todos los demás proyectos que habíamos visto a lo largo de los años. Muchos equipos sabían qué fallaba. Podían describir el sistema que querían y el proceso que esperaban poner en marcha. Y, aun así, podían pasarse meses definiendo una solución sin acercarse a la decisión que les permitiría empezar.

¿Quién financiaría el trabajo?
¿Qué directivo lo respaldaría?
¿Querrían participar las personas cuyo trabajo iba a cambiar?

Aquella conversación nos llevó a una pregunta que no conseguíamos quitarnos de la cabeza: ¿por qué dedicamos tanto tiempo a diseñar una transformación digital y tan poco a pensar cómo ponerla en marcha? Por eso decidimos escribir este libro.

Por qué se atasca la financiación de la transformación digital

Si has trabajado en una iniciativa de PLM, ERP, CRM o similar, seguramente te suene esta historia. Un equipo detecta un problema real. Define los requisitos, compara sistemas e imagina una forma mejor de trabajar. Enseguida se mete de lleno en los detalles de la futura solución.

Entonces alguien pregunta: «¿Cómo vamos a conseguir que nos aprueben esto?».

• El equipo tiene clara la necesidad, pero los demás no ven tan claro por qué invertir. Quienes están más cerca del trabajo ven cada día el coste de tener datos dispersos, procesos lentos e información poco fiable. Un directivo que debe atender muchas prioridades también necesita ver ese coste. ¿Qué pasa si nada cambia? ¿Qué podría mejorar? ¿Por qué merece la pena invertir en esto ahora? Una lista de funcionalidades no basta para responder a esas preguntas.
• Aprobar un presupuesto es solo una parte del apoyo de la dirección. Los directivos necesitan entender cómo ayuda la iniciativa al negocio y qué hará falta para llevarla a cabo. También necesitan confianza suficiente para seguir apoyándola cuando compita con otras prioridades o surjan decisiones difíciles. Una firma puede poner en marcha un proyecto. El respaldo activo ayuda a que siga avanzando.
• Las personas necesitan verse dentro del cambio. ¿Esto me facilitará el trabajo? ¿Qué pasará con el proceso en el que me apoyo hoy? ¿Alguien ha preguntado dónde están los problemas de verdad? Estas preguntas pueden destapar suposiciones poco sólidas y mejorar la propuesta. Si llegan cuando las grandes decisiones ya están tomadas, el equipo habrá perdido una oportunidad de conseguir apoyo.

Dedicamos mucho tiempo a preguntarnos qué debería hacer el nuevo sistema. Conseguir financiación para la transformación digital también depende de mostrar por qué importa el cambio al negocio y a las personas que lo harán funcionar.

Para avanzar hace falta combustible: cómo arrancan las transformaciones

El cliente que acabábamos de visitar nos ayudó a ver el punto de partida de otra manera. Querían trabajar con nosotras, pero antes necesitaban financiación. Su prioridad inmediata no era tanto definir las funcionalidades perfectas como conseguir el apoyo de la dirección y de las personas que permitiría poner en marcha la iniciativa.

Eso no significa que la solución pueda quedarse sin concretar para siempre. Significa que hay un trabajo importante que hacer antes de cerrar todos los detalles.

• Empieza por hablar de la inversión. ¿Qué problema genera suficiente coste o frustración como para merecer una solución? ¿Qué cambiaría para el negocio? ¿Qué pruebas tenemos y qué nos falta por aprender? Estas preguntas dan al trabajo técnico un propósito que los demás pueden entender. También ayudan al equipo a pedir recursos con argumentos más sólidos.
• Consigue apoyo conversando. Una presentación impecable no puede decirte qué necesita cada parte interesada. Directivos, responsables y equipos ven distintas partes del problema. Pregúntales qué les importa, qué les preocupa y qué cambiarían. Sus respuestas pueden reforzar tanto los argumentos para invertir como el propio plan.
• Deja que las personas influyan en el futuro. Un proceso puede quedar muy bien en una diapositiva y fallar en el día a día. Quienes lo usan saben dónde falla el paso del trabajo de unas manos a otras, qué apaños permiten seguir adelante y qué ayudaría de verdad. Contar con ellos desde el principio hace que la propuesta tenga los pies en la tierra y les da un motivo para implicarse en el resultado.

Seguimos aprendiendo de la forma de actuar de este cliente. No podemos afirmar que exista una única fórmula para conseguir financiación, ni que una historia convincente pueda salvar una solución floja. Pero la experiencia cambió el orden de nuestras preguntas. Antes de preguntarte cómo construir el sistema perfecto, pregúntate qué hará falta para que las personas adecuadas apoyen el cambio.

Por qué estamos escribiendo un libro sobre cómo conseguir apoyo

Maria y yo queremos que este libro ayude a quien ve una forma mejor de trabajar, pero no puede avanzar por su cuenta. Quizá dirijas un programa digital. Quizá tengas una buena idea y los conocimientos técnicos para llevarla a cabo, pero aún te falten el presupuesto y el apoyo para hacerla realidad. Sabemos lo difícil que puede ser esa etapa.

• Queremos ayudar a las personas a explicar con claridad su visión. ¿En qué futuro estás pidiendo a los demás que inviertan? ¿Por qué importa ahora? Una visión tiene que ser más concreta que «transformación digital». Las personas deben poder ver qué podría cambiar en su trabajo y en el negocio.
• Queremos entender cómo crece el apoyo. ¿Quién influye en la decisión? ¿Qué le importa? ¿Qué podrían ganar las personas y qué podrían temer perder? La implicación y la comprensión de las partes interesadas crecen a base de escuchar y conversar una y otra vez. No se pueden añadir al final como una tarea de comunicación más.
• Queremos que sea más fácil explicar el valor. Unos argumentos creíbles conectan los resultados del negocio con los problemas que las personas viven cada día. Dejan claro qué se sabe, qué sigue siendo incierto y cómo aprenderá el equipo. Así, los demás tienen algo que pueden cuestionar, mejorar y, con el tiempo, apoyar.

El título provisional es How Great Transformations Win Hearts Before They Change Systems. Partiremos de nuestra propia experiencia y hablaremos con personas que han conseguido respaldo para sus iniciativas. También queremos conocer buenas ideas que se quedaron atascadas. El objetivo es crear una guía práctica basada en experiencias reales.

Libro sobre financiación de la transformación digital: todo empieza por las personas

Una transformación digital empieza mucho antes de que un nuevo sistema entre en funcionamiento.
Empieza cuando las personas reconocen un problema, creen que merece la pena resolverlo y deciden actuar juntas.

Eso es lo que queremos explorar en este libro: cómo una idea se convierte en una iniciativa que las personas están dispuestas a financiar, liderar y ayudar a hacer realidad. Si has pasado por ese camino, haya salido bien o no, nos encantaría saber qué aprendiste.

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