Auditoría de transformación digital: ¿puedes pedir financiación?

Tienes una idea para una transformación digital. Ves lo que podría mejorar. Pero aún no tienes el presupuesto. Una auditoría de transformación digital te ayuda a prepararte antes de pedirlo.

Esta auditoría de transformación digital es una autoevaluación estructurada de los deberes que hay detrás de tu solicitud de financiación. Te ayuda a revisar la visión, la preparación para el cambio, la implicación de las partes interesadas, la concienciación y el valor antes de pedir inversión.

María Morris y yo estamos explorando este trabajo en nuestro libro, How Great Transformations Win Hearts Before They Change Systems.

Junto al libro, hemos creado una auditoría de transformación y un configurador para ayudarte a reflexionar sobre en qué punto está tu iniciativa.

Preparar una transformación digital: el trabajo que rodea al trabajo

Hace unas semanas, un cliente dijo algo a lo que no he dejado de darle vueltas:

El trabajo que rodea al trabajo da mucho trabajo.

Entiendo lo que quería decir. Conseguir que las personas se sumen exige trabajo durante toda la transformación, mientras cuestionan lo que daban por hecho y cambian su forma de trabajar juntas.

Intentas hacer hueco a un trabajo que aún no se ha aprobado, además de todo lo que ya tienes sobre la mesa.

Hay un motivo por el que esto puede resultar frustrante. Tú ves la oportunidad, pero los demás aún necesitan entender por qué les importa. Conseguir que lo entiendan exige esfuerzo.

También lo exige descubrir que una suposición es errónea o que un equipo no puede colaborar cuando esperabas. La auditoría da estructura a esa preparación.

Te ayuda a dedicar tiempo a las preguntas que importan, en lugar de seguir puliendo la misma propuesta sin averiguar nada nuevo sobre si la organización puede apoyarla de verdad.

Es fácil seguir desarrollando la solución mientras los motivos para invertir siguen sin estar claros. Las conversaciones sobre el valor, las prioridades y el apoyo pueden costar más.

Pero, si somos sinceros, estas son las cosas que de verdad marcan la diferencia.

¿Qué evalúa una auditoría de transformación digital?

Evaluar la preparación para una transformación digital te ayuda a revisar el trabajo previo que respalda tu propuesta de inversión. ¿Está claro el propósito? ¿Han ayudado las personas adecuadas a dar forma a la idea?

¿Entiendes qué tendrían que cambiar las personas y qué valor podría esperar la organización?

Para mí, la auditoría es una brújula. Te ayuda a decidir dónde poner la atención antes de pedir a los demás que comprometan dinero, tiempo y apoyo. Se trata de ver qué deberes toca hacer a continuación.

Nuestra auditoría contiene 25 afirmaciones repartidas en cinco dimensiones y se completa en unos diez minutos. Puntúa cada afirmación de cero, nada cierto, a cuatro, totalmente cierto. Cada dimensión suma veinte puntos, hasta un total de cien.

No hay una nota mínima para aprobar.

• Visión plantea si existe un motivo claro y compartido para la transformación, conectado con las prioridades del negocio y con un futuro que las personas puedan entender.
• Preparación para el cambio valora si las personas pueden asumirlo, teniendo en cuenta el tiempo, las habilidades y el apoyo que necesitarían.
• Implicación de las partes interesadas revisa quién ha ayudado a dar forma a la iniciativa, incluidas las personas afectadas por el cambio y aquellas cuyo apoyo necesitas.
• Concienciación plantea si las personas entienden por qué hace falta cambiar ahora y qué supondría para su trabajo diario.
• Valor examina los beneficios que justifican la inversión, las pruebas que los respaldan y quién se haría responsable de los resultados.

Juntas, estas dimensiones dan estructura a conversaciones que, de otro modo, pueden quedarse en generalidades.

Evaluar la preparación para el cambio: ¿están listas las personas implicadas?

En una auditoría de transformación digital, conviene prestar atención a la preparación para el cambio antes de que se apruebe la financiación. Alguien puede apoyar la idea y no tener tiempo para contribuir. Un equipo puede querer trabajar mejor y, aun así, necesitar ayuda para dar el paso.

Pregunta qué tendrían que dejar de hacer las personas para hacerle hueco. ¿Qué habilidades necesitarían? ¿Qué preocupaciones has entendido? ¿Qué apoyo debería incluirse en la solicitud de financiación?

Esas respuestas refuerzan la propuesta y dan voz a las personas.

Esto forma parte del trabajo que rodea al trabajo. Lleva tiempo, pero te ayuda a entender qué le estás pidiendo a la organización que asuma.

Cómo hacer una auditoría de transformación digital de forma coherente

• Empieza la auditoría con una sola iniciativa. Ponle nombre, define su alcance y anota la fecha. Mantén ese alcance cuando la repitas, para poder comparar la preparación que hay detrás de la misma propuesta.
• Puntúa lo que es cierto hoy. Una reunión con las partes interesadas prevista para el mes que viene sigue siendo una conversación pendiente. Una formación que esperas organizar sigue siendo una suposición sobre el apoyo disponible. El trabajo previsto no debería pesar lo mismo que la preparación ya completada.
• Para cada puntuación, escribe una breve nota con las pruebas que la respaldan. ¿Qué conversación, decisión o documento la sostiene? ¿Dónde te estás basando en tu propia interpretación? Guarda las notas junto a los resultados para poder explicar después por qué ha cambiado una puntuación.

Convierte los resultados de la auditoría en acciones

Invita a otras personas a aportar su perspectiva. Quien impulsa la iniciativa, quien dirige un equipo y alguien cuyo trabajo diario cambiaría pueden responder de forma distinta. Pídeles que puntúen por separado antes de comentar los resultados. Las diferencias pueden revelar deberes pendientes que pasarían desapercibidos desde una única perspectiva del proyecto.

Por ejemplo, el equipo del proyecto puede creer que las prioridades están claras, mientras que un responsable de departamento no sabe explicar qué trabajo actual se dejaría de hacer. Explora esa diferencia antes de acordar una acción. Calcular la media de las puntuaciones de inmediato podría ocultar la conversación que necesitas tener.

Mira las cinco dimensiones antes de centrarte en el total. Una visión sólida puede convivir con una implicación débil. Unos beneficios que suenan muy bien pueden depender de equipos que no dan abasto.

El total puede ocultar carencias importantes.

Empieza por tus dos dimensiones más débiles. Para cada una, elige una acción, una persona responsable y una fecha. Si la visión es débil, reúne a quienes podrían impulsar la iniciativa para acordar por qué importa.

Si el valor no está claro, establece un punto de partida y pon a prueba una suposición sobre los beneficios con las personas que hacen el trabajo.

Acuerda cuándo volver a hacer la auditoría de transformación digital, quizá después de completar esas acciones o antes de la siguiente conversación sobre financiación. Usa las mismas afirmaciones y la misma escala de puntuación. Revisa las pruebas que respaldan los cambios en las puntuaciones.

Repetir el ejercicio sin cambiar nada en la práctica aporta poco.

Esta auditoría de transformación digital es una autoevaluación, no un diagnóstico validado. No puede predecir si se aprobará la financiación ni demostrar que una transformación tendrá éxito. Úsala para identificar preguntas que merece la pena resolver y hacer más concreta la siguiente conversación.

Haz la auditoría en nuestro configurador y usa tus dos dimensiones más débiles para elegir tu siguiente paso. Ya tienes la idea. La brújula te ayuda a decidir qué deberes vienen ahora.