7 imprevistos que pueden complicar un taller y qué hacer para resolverlos

Los talleres tienen mucha fuerza, pero también una larga lista de posibles problemas.

Ayudan a ponerse de acuerdo, tomar decisiones, resolver problemas y crear algo juntos. En unas horas pueden hacer avanzar a un equipo más que semanas de reuniones.

Pero también son imprevisibles.

En cuanto reúnes a varias personas en una sala, entran con ellas distintas expectativas, personalidades, culturas, jerarquías y energías. Y, por muy bien que hayas preparado el programa y la sesión, las cosas pueden torcerse.

Mi primera experiencia con un taller

Mi primera experiencia de verdad con los talleres fue hace unos quince años, cuando llegué a Alemania.

Recuerdo entrar en una sala con personas de distintos departamentos, países, culturas y trayectorias muy diferentes. Estábamos allí porque teníamos que implantar un nuevo sistema y necesitábamos decidir cómo avanzar juntos.

Había dos personas facilitando la sesión. Y eran increíbles.

Sabían cómo gestionar la energía de la sala. Cómo conectar a personas muy distintas. Cómo conseguir que todo el mundo participara, se sintiera escuchado y, sobre todo, se sintiera parte de lo que intentábamos conseguir.

Salí de aquel taller llena de energía. Y los demás también.

Y recuerdo pensar: quiero aprender a hacer esto.

Desde entonces, probablemente he facilitado más de 200 talleres. Y sigo aprendiendo algo nuevo en cada uno. Porque facilitar un taller es una de las cosas más difíciles que conozco. Puedes preparar el programa, los ejercicios y los tiempos. Pero no puedes controlar del todo a las personas, la energía ni las dinámicas de la sala.

Y, a veces, las cosas simplemente salen mal.

Así que aquí van siete imprevistos que he vivido en talleres y qué puedes hacer para resolverlos.

7 problemas que he vivido en talleres y qué hacer para resolverlos

1. La gente llega sin saber por qué está allí

El problema

A veces los problemas empiezan antes incluso de que arranque el taller.

La gente llega sin saber muy bien por qué la has invitado, qué quieres conseguir o qué esperas de ella.

Y esto importa.

Si las personas no entienden el contexto, les cuesta mucho más aportar lo que necesitas. Puede que participen menos, se centren en las preguntas equivocadas o pasen la primera parte del taller intentando entender lo que todos los demás parecen saber ya.

Quienes facilitamos talleres solemos olvidar cuánto contexto tenemos. Quizá llevamos semanas preparando la sesión. Y puede que un participante haya abierto la invitación del calendario cinco minutos antes de entrar.

Qué puedes hacer

Reserva siempre un espacio al principio para explicar por qué estáis allí, qué quieres conseguir y qué necesitas de las personas que hay en la sala.

No des por hecho que todo el mundo se ha leído todo antes.

Dedicar unos minutos al contexto al principio puede cambiar por completo la calidad del taller.

2. La tecnología que usas para facilitar deja de funcionar

El problema

Esto me pasó en uno de los primeros talleres en línea que facilité.

Había personas conectadas desde cuatro lugares distintos. Habíamos preparado toda la sesión en Miro.

Y justo ese día, Miro dejó de funcionar.

Me entró el pánico.

Todo lo que había preparado estaba allí. Los ejercicios, las preguntas, las votaciones. No tenía un plan B.

Por suerte, mi clienta tenía mucha más experiencia en talleres que yo y tomó las riendas.

Planteó la pregunta. La gente compartió sus respuestas. Ella las recogió y contó los votos a mano.

Y el taller siguió adelante.

Qué puedes hacer

Aquella experiencia me enseñó algo importante: la herramienta no es el taller.

Hoy, cuando facilito una sesión importante, suelo preparar una versión de respaldo de los ejercicios clave en PowerPoint. Y, sin duda, eso me da más seguridad.

Cuando sabes que tienes un plan B, es mucho más fácil mantener la calma si la tecnología decide no colaborar.

3. La tecnología funciona, pero no para una persona

El problema

A veces todo funciona perfectamente para ti y para otras 19 personas.

Pero un participante no puede abrir el enlace.

O no puede añadir una nota adhesiva.

O no puede acceder al tablero.

O algo se ve completamente distinto en su pantalla.

El peligro está en parar todo el taller mientras los demás ven cómo una persona intenta resolver su problema técnico.

Qué puedes hacer

Si el resto del grupo está trabajando en un ejercicio, aprovecha ese momento para contactar con esa persona en privado.

Pídele que comparta su pantalla. Si facilitas la sesión con alguien más, mejor todavía. Esa persona puede ayudar mientras tú sigues con la sesión.

Y, a veces, simplemente no puedes resolver el problema técnico.

Tampoco pasa nada.

Pide al participante que comparta sus ideas de viva voz o por el chat y añade tú sus notas adhesivas.

4. Algunas personas no participan

El problema

Es algo que veo especialmente a menudo en talleres internacionales.

Reúne en una sala a diez personas de distintos países, culturas, funciones y niveles de responsabilidad. Enseguida verás formas muy distintas de participar.

Hay personas que piensan hablando.

Se sienten cómodas entrando en una conversación, mostrando su desacuerdo abiertamente y compartiendo una idea antes de tenerla del todo formada.

Otras necesitan tiempo.

Quieren pensar primero. Quizá no se sienten tan cómodas hablando en un grupo grande. En algunas culturas, cuestionar abiertamente a otra persona, sobre todo si tiene un cargo superior, resulta mucho menos natural.

Si basas toda la sesión en el debate abierto, es fácil acabar escuchando las mismas tres voces una y otra vez.

Eso no significa que las otras siete personas no tengan nada que decir.

Qué puedes hacer

Ofrece distintas formas de participar.

Deja unos minutos para que cada persona piense por su cuenta. Pide a todos que escriban sus notas adhesivas antes de comentarlas. Trabaja con grupos más pequeños. Haz votaciones. Da oportunidades para aportar sin tener que pelear por el turno de palabra.

Y, a veces, invita directamente a alguien a entrar en la conversación.

«Todavía no hemos escuchado tu punto de vista, X. ¿Tú qué piensas?»

Asegúrate de dejar espacio también a quienes no se hacen oír tanto.

5. Alguien parece empeñado en boicotear el taller

El problema

Y luego está el participante que sí participa.

Mucho.

No está de acuerdo con la iniciativa.

Cuestiona cada ejercicio.

Explica una y otra vez por qué algo no va a funcionar.

Y, al cabo de un rato, su negatividad puede empezar a contagiar a toda la sala.

La reacción natural puede ser plantarle cara.

Pero eso no suele ayudar.

Qué puedes hacer

Primero, intenta entender qué hay detrás de esa resistencia.

Un comentario incómodo puede contener información importante. Quizá esa persona ve un riesgo que se te ha escapado. Quizá ya vivió un proyecto parecido y salió mal. Quizá, simplemente, no se siente escuchada.

La resistencia suele aportar información útil.

Pero escuchar no significa dejar que una persona se adueñe del taller.

Reconoce su preocupación, anótala y sigue adelante.

Un espacio para aparcar temas pendientes resulta muy útil para esto.

Puedes decir: «Está claro que esto es una preocupación importante. Vamos a anotarla porque no quiero que se nos pierda. Pero también quiero que terminemos este ejercicio y escuchemos qué piensa el resto del grupo».

Y, a veces, un poco de humor también ayuda.

Lo importante es no ponerte a la defensiva.

Estás ahí para facilitar la conversación, no para ganarla.

6. Te estás quedando sin tiempo

El problema

Esto todavía me cuesta.

Calculas 20 minutos para un ejercicio y, de repente, miras el reloj y han pasado 40.

A veces está claro que toca seguir adelante.

Pero otras veces la conversación está siendo muy buena.

Por fin se está hablando de eso que nadie había querido abordar. Aparecen puntos de vista distintos. Está pasando algo importante.

Y entonces tienes que decidir si lo interrumpes porque el programa dice que toca pasar al siguiente ejercicio.

No hay una respuesta perfecta.

Qué puedes hacer

Mejorar como facilitadora implica desarrollar el criterio para saber cuándo una conversación aporta lo suficiente como para cambiar el plan.

A menudo me pregunto: ¿esta conversación aporta más que lo que tenía previsto hacer después?

Algo práctico que me ha ayudado mucho es planificar con margen.

Los ejercicios casi siempre llevan más tiempo del que crees.

Así que intento no preparar un programa en el que todo tenga que salir perfecto, al minuto, para terminar el taller a tiempo.

También preparo un ejercicio extra.

Si el taller avanza más rápido de lo previsto, tengo algo útil preparado. Si las cosas se alargan, sé qué actividades puedo acortar o quitar.

También uso un espacio de temas pendientes para recoger conversaciones valiosas que no nos da tiempo a terminar.

Gestionar bien el tiempo no consiste en seguir el programa al pie de la letra.

Consiste en saber qué mantener, qué acortar y a qué renunciar.

7. La sala se queda sin energía

El problema

A veces no ha fallado nada.

La tecnología funciona.

La gente entiende el ejercicio.

Nadie intenta desviar la conversación.

Pero la sala está muerta.

Suele pasar después de comer. O después de un debate largo. O cuando la gente lleva demasiado tiempo sentada y escuchando.

Se nota.

La gente empieza a mirar el móvil. En las sesiones en línea, las cámaras empiezan a apagarse. Las respuestas son más cortas. Nadie se ofrece.

En ese punto, seguir exactamente con lo previsto casi nunca es la solución.

Qué puedes hacer

Cambia algo.

Haz una pausa. Organiza parejas. Pide que se levanten. Pasa de hablar a hacer. Acorta la actividad. Cambia el formato. Lanza una pregunta provocadora.

A veces bastan cinco minutos para cambiar por completo la energía de la sala.

Una de las grandes lecciones que me ha dado facilitar talleres es que tienes que prestar atención a lo que está pasando de verdad, no solo a lo que debería estar pasando según tu programa.

Tu programa es un plan.

La sala es la realidad.

Facilitar talleres es un superpoder

La semana pasada hablaba con una candidata que me dijo que las presentaciones no eran su fuerte, pero que se le daban muy bien los talleres.

Recuerdo pensar: no sé si me lo creo.

Facilitar un taller es una de las cosas más difíciles que he hecho. Para mí, es mucho más difícil que presentar ante 500 personas.

Necesitas práctica, confianza y mucha sensibilidad para captar lo que pasa en la sala.

Pero, cuando desarrollas esa habilidad, se convierte en un superpoder.

Porque reunir a personas muy distintas, hacer que se sientan escuchadas y ayudarlas a avanzar tiene una fuerza increíble.

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